CARTES COMERCIALS

Les cartes formals són aquelles en què s'utilitza un llenguatge estereotipat, poc espontani i impersonal. L'estructura que presenten és més rígida i complexa, amb fórmules prefixades. Exemples d'aquests tipus de cartes són les cartes comercials en què una empresa s'adreça a una altra o a un particular.

ESTRUCTURA

Emissor: nom i adreça de qui envia la carta (dades que generalment estan
impreses quan es tracta d'una empresa o d'un organisme oficial)

Destinatari:  nom i cognoms
                  càrrec, si escau
                  adreça, codi postal i població

Referència: classificació, arxiu i assumpte (quan es tracta d'una empresa o d'un organisme oficial)
Salutació

Cos: introducció (motiu de la comunicació)
       exposició ( desenvolupament de l'assumpte )
       conclusió (resum breu)

Comiat

Signatura: signatura
                nom i cognoms
                càrrec, si escau

Datació: localitat i data

Informació addicional: en el cas que n'hi hagi, s'ha d'introduir amb les formes postdata (PO) o post scriptum (PS)

RECOMANACIONS

Les cartes formals han de ser textos clars, breus i concisos, perquè el receptor entengui perfectament allò que es vol dir.

Abans de començar a redactar és important pensar a qui es destina la carta i quin n'és l'objectiu, i fer un primer esborrany.

Tractaments personals
- Emissor: JO (m'adreço...) o, quan s'escriu en nom d'una entitat o una organització, NOSALTRES (ens adrecem...).
- Receptor: el tractament habitual en la documentació administrativa és VÓS (us faig arribar, m'adreço a vós...). VOSTÈ s'utilitza en una relació més distant (he col·laborat amb vostè, li envio...). Si el receptor és una entitat, es pot fer servir el tractament de VOSTÈS (els fem saber...).

La salutació i el comiat han d'expressar el mateix grau de formalitat:

Fórmules de salutació	Fórmules de comiat
Benvolgut/uda senyor/a,	Cordialment, Una salutació cordial,
Senyor/a, Senyors,	Atentament
Distingit/ida senyor/a,	Ben atentament, Us saluda amb respecte, Aprofito l'avinentesa per testimoniar-vos la meva consideració.

Després de la salutació, cal posar-hi una coma.

Després del comiat, s'hi ha de posar la puntuació següent:
- Una coma quan no hi ha verb.
- Un punt quan l'oració és completa.
- Cap signe de puntuació quan el subjecte és la persona que signa.

El cos de la carta (introducció, exposició i conclusió) és l'apartat més important. Cal organitzar el text en paràgrafs breus per facilitar-ne la lectura (cada idea en un paràgraf diferent). Cal evitar les frases llargues i enrevessades.

La signatura ha d'incloure el nom i els cognoms i, en algunes cartes institucionals i en algunes comercials, el càrrec.

La datació s'ha de fer de la manera següent:
- localitat: seguida d'una coma i sense la preposició a
- dia: en xifres
- mes: en minúscula, precedit de la preposició de
- any: en xifres, sense punt i precedit de la preposició de (a partir de I'any 2000, amb article: del)

TIPUS DE DESCOMPTES

Hi ha diferents tipus de descomptes segons el motiu que els genera:

• Descompte comercial: la reducció es fa sense cap motiu aparent per al comprador, però el proveïdor l’aplica tenint en compte diferents aspectes com ara incentivar un cert client, per oferta, per promoure un determinat producte, etc.
• 
  
• Descompte per volum o quantitat: el que pretén l’empresa venedora és incentivar la compra de més quantitat de producte fent descomptes si s’assoleix un import o una quantitat de compres determinats prèviament. Pot ser acumulatiu (ràpel) o no acumulatiu, depenent de si es tracta, respectivament, de compres fetes dins d’un període o d’una compra en concret.
• 
  
• Descompte per pagament immediat: el que pretén l’empresa venedora és incentivar que el client pagui la seva compra en un termini curt de temps.

REGISTRE DE COMANDES REBUDES

Concepte:
Les empreses, a part de fer registre de comandes emeses, també fan de comandes rebudes per controlar la seva activitat comercial.

Exemple:

Data de recepció	Client	Data d’acceptació	Data de comunicació al magatzem	Data de sortida	Observacions
24/12/2014	a-23	26/12/2014	27/12/2014	30/12/2014
27/12/2014	a-36	29/12/2014	30/12/2014	2/01/2015

REGISTRE DE COMANDES EMESES

Concepte:
És habitual que, en moltes empreses, des del departament comercial, es porti un registre de comandes voluntari, amb la funció de controlar l'activitat comercial de l'empresa.

Exemple: 

CARTA DE PORTS

Concepte:
La carta de ports és un document que compleix les funcions de contracte i factura en la prestació de serveis de transports. Per tant, és la factura que lliuren els transportistes com a justificant que un determinat servei s'ha realitzat i s'ha cobrat.

Funcions:
A més d'aquestes funcions de contracte i factura, la carta de ports és el document que serveix per justificar el tipus de mercaderia que es transporta, especialment en els casos en què es tracti de mercaderies catalogades com a perilloses. La carta de ports la signen tant l'expedidor de la mercaderia, com a justificant de l'encàrrec de transportar la mercaderia, com el receptor, com a justificant que el transportista ha realitzat el seu servei.

Diferència entre nota de despeses i carta de ports


En la nota de despeses es posen el que has gastat a tercers (assegurança, transport).En canvi la carta de ports és el que porta el transportista com a certificant de que t'ho ha entregat i cobrat.

¡EMPRENDE!

LA NOTA DE DESPESES

Quan un venedor paga a terceres persones determinades despeses (transport, assegurança de les mercaderies, comissions d’agents intermediaris, embalatges, etc.) en nom i per compte del comprador, sorgeixen els denominats suplerts. En aquests casos, el venedor és un només un intermediari entre el comprador i l’empresa que ha fet el servei objecte de la despesa (per exemple, un transportista). La factura l’expedirà la persona o l’empresa que faci el servei a nom del comprador i, per tant, la factura la comptabilitzarà el comprador encara que inicialment l’haurà pagat el venedor. La nota de despeses és un document auxiliar que reflectirà les despeses que el venedor haurà pagat per compte del comprador. Aquest document s’adjuntarà amb la factura que emet el venedor com a document a part, sense que aquestes despeses formin part de la factura. Adjuntant la nota de despeses, és una forma de recordar al client que, a més de pagar la factura al proveïdor també li ha de pagar unes despeses que prèviament ha pagat el proveïdor, i que no són despreses del proveïdor sinó del client. 

L'ALBARÀ

L'ALBARÀ

CONCEPTE:

L’empresa compradora ha de gestionar correctament l’entrada de les mercaderies. Quan l’empresa les rep han d’anar acompanyades de l’albarà.

El client, un cop ha rebut les mercaderies, comprova l’estat de la mercaderia rebuda i confirma que s’ajusta a la mercaderia sol·licitada comparant l’albarà amb la nota de comanda; posteriorment, emmagatzemarà la mercaderia.

Quan un proveïdor rep una comanda d’un client, ha de verificar que disposa de les mercaderies sol·licitades i comprovar que les condicions comercials sol·licitades son viables.

Quan un proveïdor prepara el lliurament de les mercaderies, ha de fer el següent:

• Preparar l’albarà o nota de lliurament.
• 
  
• Registrar la sortida de les mercaderies en les fitxes de magatzem.
• 
  
• Lliurar les mercaderies.
• 
  

L’albarà o nota de lliurament és un document confeccionat pel proveïdor on hi ha la relació de les mercaderies lliurades. Aquest document acompanya les mercaderies i n’acredita el lliurament.

Els albarans poden ser valorats o sense valorar.

Normalment es fan 4 còpies de l’albarà:

• Una per al magatzem.
• Una per al departament de vendes del proveïdor.
• Una per al client.
• Una per al proveïdor signada pel client.

CONTINGUT MÍNIM:

IDENTIFICACIÓ DE LES PARTS:

• Dades del comprador y del venedor.

IDENTIFICACIÓ DEL DOCUMENT:

• Número de document.
• Data d'emissió.
• Comanda de referència.

IDENTIFICACIÓ DE LA MERCADERIA:

• Codi de cada producte.
• Unitats a comprar de cada producte.
• Preu unitari de cada producte.
• Preu total de cada producte.

CONDICIONS DE LLIURAMENT:

• Identificació: qui fa el lliurament.
• Número de paquets, mida i pes.
• Lloc de lliurament.

DECLARACIÓ DE CONFORMITAT:

• El comprador signa el document declarant la seva conformitat amb el lliurament.
  

LA COMANDA

LA COMANDA

CONCEPTE: 

Quan l’empresa ha triat els productes i els proveïdors que s’ajusten millor a les seves necessitats, està en disposició d’iniciar el procés de compra; de tota manera, aquest procés no començarà fins que el magatzem detecti la necessitat de comprar mercaderies.

La comanda és el document on es detallen les mercaderies que el client sol·licita al proveïdor, així com les condicions de compra. Depenent de si les condicions de l’operació han estat pactades abans de fer la comanda o no podem diferenciar entre comanda en ferm i comanda condicional, rsepectivament.

Malgrat que no existeix un model oficial, tota comanda ha de contenir algunes dades com el número de comanda, la identificació del comprador i del venedor, la data, la descripció de les mercaderies i el nombre d’unitats, el preu, etc.

A l’hora de realitzar la comanda, l’empresa té diferents possibilitats com el telèfon, el correu electrònic, el representant o agent comercial, etc.

La nota de comanda és un imprès on es detallen els productes sol·licitats, així com les condicions més importants de l’operació, llevat que ja estiguin pactades en un contracte de compravenda o de subministrament.

Algunes empreses fan la comanda mitjançant una carta dirigida a l’empresa proveïdora on consten, bàsicament, les mateixes dades que en la nota de comanda. Es coneix com a carta de comanda.

Un cop la comanda ha estat lliurada al proveïdor, el comprador ha de dur a terme un seguiment mitjançant una fitxa o llibre registre de comandes emeses.

LA COMUNICACIÓ ESCRITA

LA COMUNICACIÓ ESCRITA

DEFINICIÓ:

En els textos escrits, el receptor rep i percep el text en la seva totalitat, com un tot acabat, en forma d'article, de llibre, de diari, de currículum, etc. Aquí, l'emissor ha hagut de preveure, organitzar i disposar la informació amb una determinada finalitat, en un ordre, en un format.
Amb la finalitat de conduir i facilitar la lectura del text, convé que l'emissor atengui els criteris de llegibilitat de la llengua escrita.

Les comunicacions escrites estan exposades a les premisses següents:

1. Es percep visualment

2. El lector té a disposició el text complet.

3. Se segueix un procés molt elaborat en la seva construcció.

4. Es produeix en un moment i un espai diferents al de la lectura.

5. Es més duradora que l'oral.

6. Fa ús de les convencions gràfiques per destacar i organitzar la informació.

En el procés de redacció, és convenient conèixer estratègies diferents de composició per tal de redactar amb la màxima eficàcia.

TIPUS:

Els tipus de comunicació escrita són els que es descriuran a continuació:

• informes
• cartes
• memoràndums
• circulars
• memòries
• actes
• contractes
• Reglaments
• manuals
• Butlletins
• entrevistes
• volants
• avisos
• rebuts
• factures
• xecs
• pagarés

EXEMPLES:

LA COMUNICACIÓ NO VERBAL

La comunicació no verbal és el procés de comunicació mitjançant l'enviament i recepció de missatges sense paraules, és a dir, mitjançant indicis, gestos i signes. Es porta a terme sense una estructura sintàctica, de manera que no poden analitzar seqüències de constituents jeràrquics.

Aquests missatges poden ser comunicats a través de gestos, llenguatge corporal o postura, expressió facial i el contacte visual, la comunicació d'objectes com ara roba, pentinats o fins i tot l'arquitectura o símbols i la infografia, així com a través d'un agregat del anterior, com la comunicació de la conducta. Com que hi ha un monitoratge continu en el que fem i l'altre percep

La comunicació no verbal (CNV) sorgeix amb els indicis de l'espècie humana abans de l'evolució del llenguatge pròpiament dit. Els animals no humans també mostren certs tipus de comunicació no verbal. És important no confondre la comunicació no verbal amb la comunicació no oral, ja que hi ha formes de comunicació verbal (és a dir, amb estructura lingüística o sintàctica) que no són orals, com ara la comunicació escrita i les llengües de senyals. Així mateix, hi ha comunicació no verbal que pot ser produïda oralment, com els grunyits o sons de desaprovació. En els éssers humans, la CNV és freqüentment paralingüística, és a dir, acompanya la informació verbal matisant, ampliant o enviant senyals contradictoris. És per això que la CNV és important en la mesura que:

«Quan parlem (o escoltem), la nostra atenció se centra en les paraules més que en el llenguatge corporal. Encara que el nostre judici inclou totes dues coses. Una audiència està processant simultàniament l'aspecte verbal i el no verbal. Els moviments del cos no són generalment positius o negatius en si mateixos, més aviat, la situació i el missatge de determinar la seva avaluació. »

Givens,2000, pàg. 4.

TIPUS: